Was ist eine Konferenz Session?

Eine Konferenz ist ein virtuelles Format, um mit anderen Teilnehmern des Events zu kommunizieren und interagieren. Hierbei können Sie mit Video und Ton an der Konferenz teilnehmen. Eine Konferenz eignet sich somit zum interaktiven Austausch in kleineren Gruppen. Demgegenüber steht eine Livestream Session, welche ohne Teilnehmer Video/Audio auskommt, aber dafür zehntausende Teilnehmer zulässt. Um mehrere Konferenzen übersichtlich für Ihr Unternehmen zentral bereitzustellen empfiehlt sich die Nutzung einer sicheren Videoplattform.

Wie lege ich eine Konferenz in STREAMBOXY an?

Die Anlage und Konfiguration der Konferenz erfolgt in der Backstage. Detaillierte Informationen dafür sowie allgemeine Informationen über die Konferenz finden Sie hier. 

Konferenz in der STREAMBOXY Stage

 Im Folgenden wird die Konferenz in der Stage beschrieben.

Raum zur Konferenz öffnen

Wenn Sie die Konferenz für sich selbst starten wollen, gehen Sie in der Stage in der entsprechenden Session auf der linken Navigationsleiste in die Session-Einstellungen und klicken Sie auf "Raum öffnen". 

Bevor Sie der Konferenz  beitreten, können Sie schon vorab auf dem sich öffnenden Feld die Mikrofon-, die Lautsprecher- und die Kamera-Einstellungen konfigurieren. 

Durch Klicken auf den Button "Konferenz beitreten" gelangen Sie daraufhin in die Konferenz. 

Es befindet sich zu diesem Zeitpunkt nur der Referent (oder mehrere Referenten) in der Konferenz.

Für Teilnehmer starten

Wenn Sie die Konferenz für alle anderen Teilnehmer starten möchten, klicken Sie auf "Für Teilnehmer starten". Die Teilnehmer können ab diesem Zeitpunkt die Konferenz betreten.

Geplante Teilnehmer zusammenrufen

Sie können Teilnehmer auffordern, Ihren gewünschten Raum beizutreten, indem Sie auf "Teilnehmer zusammenrufen" klicken. Sie erhalten daraufhin eine Benachrichtigung, die Ihre Einladung bestätigt.

Die Teilnehmer erhalten dann eine Aufforderung, den jeweiligen Raum zu betreten.

Für Teilnehmer beenden

Wenn Sie die Konferenz für Teilnehmer gestartet haben, können Sie die Session wieder beenden, indem Sie auf "Für Teilnehmer beenden" klicken.

Es öffnet sich dann ein Panel, auf dem Sie das Schließen der Session bestätigen müssen. 

 

Session zurücksetzen oder endgültig deaktivieren

Nachdem Sie die Session gestoppt, können Sie die Session entweder zurücksetzen ("Session zurücksetzen") oder dauerhaft deaktivieren (dauerhaft löschen). Beachten Sie, dass Sie nur das Zurücksetzen bestätigen müssen. Wenn Sie auf "Session endgültig deaktivieren" klicken, wird sie direkt deaktiviert.

Ihre Funktionen als Referent in der Stage

Darstellung Konferenz in der Stage aus Referentensicht

In der Konferenz haben Sie als Referent viele Möglichkeiten zu agieren. 

Sie können auf der einen Seite Ihre eigenen Interaktionsmöglichkeiten (Mikrofon, Kamera, Bildschirmfreigabe, Melden) verwalten, als auch bei anderen Konferenzteilnehmern Einstellungen vornehmen. 

Letztere werden im Folgenden detailliert beschrieben: 

Klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Namen des Teilnehmers, öffnet sich folgendes Fenster, auf dem Sie verschiedene Funktionen freischalten und Aktionen durchführen können. 

Benutzer

Anheften

Klicken Sie auf "Anheften", wird der entsprechende Teilnehmer für Ihre eigene Ansicht angepinnt. Das heißt, er ist für Sie als Großbild zu sehen. Alle anderen Videokacheln sind darunter aufgereiht. Das eigene Video ist immer rechts unten zu sehen. Sind mehrere Teilnehmer angeheftet, teilen sich diejenigen Videos in dem Großbild auf. 

 

Ist ein Konferenzteilnehmer angeheftet, ist eine Pinnadel neben dessen Name zu sehen. 

Möchten Sie den Teilnehmer wieder lösen, können sie in den Einstellungen auf "Lösen" klicken. 

In Spotlight setzen

Setzen Sie einen anderen Konferenzteilnehmer (oder sich selbst) in Spotlight, dann wird die entsprechende Videokachel wie bei "Anheften" als Großbild angezeigt, dies jedoch übergreifend für alle Teilnehmer. Die Funktion "In Spotlight setzen" erfolgt ausschließlich durch den Referenten. 

Ist ein Teilnehmer im Spotlight, wird für alle Teilnehmer neben dem Namen ein Glühbirnen-Symbol angezeigt. 

Für diejenige Person, die im Spotlight ist, wird in der Konsole angezeigt, dass sie sich selbst im Spotlight befinden. 

Um eine Person wieder aus dem Spotlight zu nehmen, klicken Sie auf "Spotlight entfernen". 

Um Ihr eigenes Video für andere Teilnehmer in den Fokus zu stellen, klicken Sie in Ihrer Konsole auf die drei Punkte und unter diesen weiteren Einstellungen auf "In Spotlight setzen".

Mikrofon anfordern

Als Referent können Sie während der Konferenz bei Teilnehmern die Freigabe des Mikrofons anfordern.

Klicken Sie auf den Button "Mikrofon anfordern", erscheint eine Pop-Up Benachrichtigung auf dem Bildschirm des entsprechenden Teilnehmers, der daraufhin die Freigabe des Mikrofons akzeptieren oder ablehnen kann. 

Bestätigt der Teilnehmer die Freigabe, kann er das Mikrofon eigenständig  benutzen (an-oder ausschalten).

Freigabe-Anfrage bei Teilnehmer (Mikrofon)

Sie können dem Teilnehmer die Audio-Freigabeberechtigung wieder entziehen, indem Sie unter "Freigabeberechtigungen" auf "Audio-Freigabeberechtigung widerrufen" klicken. Weitere Informationen dazu finden Sie in diesem Artikel weiter unten unter "Freigabeberechtigungen".

Mikrofon und Kamera anfordern

Als Referent können Sie während der Konferenz bei Teilnehmern die Freigabe des Mikrofons und der Kamera anfordern.

 

Klicken Sie auf den Button "Mikrofon und Kamera anfordern", erscheint eine Pop-Up Benachrichtigung auf dem Bildschirm des entsprechenden Teilnehmers, der daraufhin die Freigabe des Mikrofons und der Kamera akzeptieren oder ablehnen kann. 

Bestätigt der Teilnehmer die Freigabe, kann er das Mikrofon und die Kamera eigenständig  benutzen (an-oder ausschalten).

Freigabe-Anfrage bei Teilnehmer (Mikrofon und Kamera)

Sie können dem Teilnehmer die Audio/Video-Freigabeberechtigung wieder entziehen, indem Sie unter "Freigabeberechtigungen" auf "Audio/Video-Freigabeberechtigung widerrufen" klicken. Weitere Informationen dazu finden Sie in diesem Artikel weiter unten unter "Freigabeberechtigungen".

Bildschirmfreigabe anfordern

Als Referent können Sie während der Konferenz bei Teilnehmern die Freigabe des Bildschirms anfordern.

 

Klicken Sie auf den Button "Bildschirmfreigabe anfordern", erscheint eine Pop-Up Benachrichtigung auf dem Bildschirm des entsprechenden Teilnehmers, der daraufhin die Freigabe des Bildschirms akzeptieren oder ablehnen kann. 

Bestätigt der Teilnehmer die Freigabe, kann er seinen Bildschirm eigenständig teilen.

Freigabe-Anfrage bei Teilnehmer (Bildschirm)

Sie können dem Teilnehmer die Bildschirm-Freigabeberechtigung wieder entziehen, indem Sie unter "Freigabeberechtigungen" auf "Bildschirm-Freigabeberechtigung widerrufen" klicken. Weitere Informationen dazu finden Sie in diesem Artikel weiter unten unter "Freigabeberechtigungen".

Video

Video in Rahmen einpassen 

Sie können bei jedem Teilnehmer entscheiden, ob dessen Video in einen Rahmen einpassen wollen oder den vorhergesehenden Videorahmen mit dessen Video ausfüllen wollen.

Bitte beachten Sie, dass diese Funktion nur möglich ist, wenn der Teilnehmer berechtigt ist, sein Video zu teilen und gleichzeitig seine Kamera eingeschaltet hat. 

Klicken Sie dafür auf "In Rahmen einpassen" oder "Rahmen ausfüllen".

 

Freigabeberechtigungen 

Je nach Konfiguration durch den Organisator in der Backstage können Teilnehmer bei Eintritt in die Konferenz nicht berechtigt sein, Mikrofon und Video zu aktivieren oder den Bildschirm zu teilen. 

Im Laufe der Konferenz können Sie als Referent Freigabeberechtigungen für einzelne Teilnehmer erteilen. 

Sind Freigabeberechtigungen in der Backstage bereits zugelassen worden, sind diese in der Stage grundsätzlich möglich und nicht durch Sie als Referenten beeinflussbar. Weitere Informationen finden Sie hier.

Dabei kann der Referent zwischen vier Freigabeberechtigungen wählen: 

• Audio-Freigabeberechtigung erteilen/ widerrufen
• Audio/Video-Freigabeberechtigung erteilen/ widerrufen
• Bildschirm-Freigabeberechtigung erteilen/ widerrufen
• Alle Freigabeberechtigungen erteilen/ widerrufen

Erteilen und widerrufen

Sie können entweder die drei Freigabeberechtigungen (Audio, Audio/ Video, Bildschirm) einzeln erteilen und widerrufen oder es in Einem durchführen, indem Sie auf "Alle Freigabeberechtigungen erteilen/widerrufen" klicken. 

Haben Sie beispielsweise die Audio- und Bildschirm-Freigabeberechtigung erteilt, können Sie diese daraufhin durch erneutes Klicken widerrufen.

Welche Freigabeberechtigungen für welchen Teilnehmer erteilt oder widerrufen sind, können Sie an den Symbolen neben dem jeweiligen Namen feststellen. 

• Symbol durchgestrichen: Freigabe widerrufen
• Symbol nicht durchgestrichen: Freigabe erteilt

Eigene Konferenzfunktionen

Kamera ein- und ausschalten

Sie können während einer Konferenz durch Klicken auf das Symbol mit der Kamera Ihre Kamera ein- oder ausschalten und somit für andere Teilnehmer sichtbar oder nicht sichtbar sein.

Beschreibung des Kamera-Symbols:

• Symbol mit Kamera durchgestrichen = Video aus - Andere Teilnehmer können Sie nicht sehen
• Symbol mit Kamera nicht durchgestrichen = Video an - Andere Teilnehmer können Sie sehen

Durch Klicken auf den Pfeil neben dem Kamera-Symbol, können Sie entscheiden, welche Kamera eingeschaltet werden soll. Meistens wird die integrierte Kamera (integrated camera) benutzt, es kann jedoch auch eine externe Kamera angeschlossen werden.

Zusätzlich können Sie an dieser Stelle entscheiden, ob Sie für Ihren Kamera Hintergrund einen Weichzeichner aktivieren oder deaktivieren möchten.

Stummschalten / Stummschaltung aufheben

Sie können sich während einer Konferenz durch Klicken auf das Symbol mit dem Mikrofon unten auf der Leiste stummschalten. Die Stummschaltung bewirkt, dass die Teilnehmer in der Konferenz Sie nicht hören können.

Sie als Referent können zudem während einer Konferenz alle Teilnehmer stummschalten. In diesen beiden Fällen müssen die Teilnehmer aktiv die Stummschaltung beheben.

Beschreibung des Symbols:

• Symbol mit Mikrofon durchgestrichen = Stummschaltung aktiviert (mute) - Andere Teilnehmer können Sie nicht hören
• Symbol mit Mikrofon nicht durchgestrichen = Stummschaltung deaktiviert (unmute) - Andere Teilnehmer können Sie hören

Durch Klicken auf den Pfeil neben dem Mikrofon-Symbol, können Sie Mikrofone und Lautsprecher auswählen.

Bildschirm freigeben

Sie können während einer Konferenz Ihren Bildschirm teilen, d.h. Ihr Bildschirm ist für die anderen Teilnehmer in der Konferenz sichtbar.

Durch Klicken auf das Symbol des Bildschirms "Bildschirmfreigabe starten" in der Funktionsleiste öffnet sich ein Vorauswahlfenster.

Auf diesem können Sie auswählen, was Sie genau für die anderen Teilnehmer sichtbar machen wollen.

Es kann entweder der gesamte Bildschirm, ein Anwendungsfenster oder ein Chrome Tab geteilt werden. Während des Teilens ist Ihr Mauscursor auf dem geteilten Fenster für die anderen Teilnehmer sichtbar. Dafür müssen Sie auf dem Vorauswahlfenster auf einen der drei Reiter klicken und dann auf das entsprechende Fenster/Tab, etc.

Beschreibung der drei Freigabemöglichkeiten:

- Gesamter Bildschirm: 

• Die anderen Teilnehmer der Konferenz können Ihren gesamten Bildschirm sehen. Dabei können Sie zwischen Fenstern und Tabs hin und her wechseln ohne die "Teilen-Funktion" zu beenden. 

- Anwendungsfenster

• Nur ein bestimmtes offenes Fenster kann mit den anderen Teilnehmern geteilt werden. Falls Sie zwischen Fenstern wechseln, ist für die anderen Teilnehmer trotzdem nur das geteilte Fenster zu sehen.

- Chrome Tab

• Nur ein bestimmter Chrome Tab kann mit den anderen Teilnehmern geteilt werden. Falls Sie zwischen Tabs oder Fenstern wechseln, ist für die anderen Teilnehmer trotzdem nur der geteilte Tab zu sehen.

Während Sie Ihren Bildschirm teilen (egal welche der drei Teilungsmöglichkeiten), erscheint je nach Browser ein Hinweis am unteren Bildschirmrand des geteilten Bildschirms, damit Sie sehen, welchen Inhalt Sie gerade teilen.

Zum Abbruch der Teilen-Funktion, können Sie im Auswahlfenster, das für Sie während des Teilens sichtbar ist, auf "Freigabe beenden" drücken. Daraufhin ist Ihr Bildschirm nicht mehr für andere Teilnehmer sichtbar. Das Auswahlfenster können Sie auch durch "Ausblenden" verschwinden lassen.

Hand heben/ senken

Während einer Konferenz können Sie und Teilnehmer Ihre Hand heben, indem Sie auf das Handsymbol "Hand heben" klicken. 

Sobald ein Teinehmer seine Hand gehoben hat, wird Ihnen eine Hand neben dem Namen des entsprechenden Teilnehmers und den für diesen freigeschalteten Funktionen angezeigt, worauf Sie dann in der Konferenz reagieren können.

Während Sie die Hand gehoben haben, ist das Hand-Symbol markiert.

Sie können Ihre Hand selbst wieder absenken, indem Sie erneut auf das Handsymbol klicken ("Hand senken"). Dies können nur Sie selbst tun.

Teilnehmerliste

Eine Funktion, die es - insofern nicht anders in der Backstage konfiguriert - nur für Referenten gibt, ist das Einsehen der Teilnehmerliste.

Um diese zu öffnen, klicken Sie als Referent auf das Symbol mit den Menschen "Teilnehmerliste anzeigen".

Daraufhin öffnet sich ein Panel auf der rechten Seite, in dem alle Teilnehmer angezeigt werden. Neben jedem Namen wird dem Referent angezeigt, welche Freigabeberechtigung (Audio-, Video-, Bildschirmfreigabe; siehe oben) dem jeweiligen Teilnehmer erteilt wurde und ob dieser die Hand gehoben hat.

Bitte beachten Sie, dass die Videos der Teilnehmer in dieser Konferenz aktuell deaktiviert sind.

Durch Klicken auf die drei Punkte rechts neben dem Namen kann auch auf diesem Weg der entsprechende Teilnehmer "angeheftet", "in Spotlight gesetzt" oder Freigabeberechtigungen erteilt werden. Informationen zu diesen Möglichkeiten finden Sie weiter oben in diesem Artikel. 

Sind Sie als Administrator oder Referent alleine in der Konferenz, wird Ihnen dies auch in der Teilnehmerliste angezeigt.

Um die Teilnehmerliste wieder zu verbergen, klicken Sie erneut auf das Symbol in Ihrer Konsole "Teilnehmerliste verbergen".

Weitere Funktionen

Wenn Sie auf die drei Punkte ganz rechts in Ihrer Konsole klicken, öffnet sich folgendes Feld.

Alle Stummschalten

Um alle Konferenzteilnehmer gleichzeitig stumm zu schalten, klicken Sie auf "Alle stummschalten". 

Die Mikrofone aller Teilnehmer sind dann ausgeschaltet. Sie als Referent können die Mikrofone der Teilnehmer nicht selbstständig wieder anmachen, dies erfolgt durch den Teilnehmer selbst - sofern Sie diesem eine Freigabeberechtigung dafür erteilt haben.

In Spotlight setzen

Um das eigene Video für andere Teilnehmer in den Fokus zu stellen, klicken Sie innerhalb der weiteren Einstellungen auf "In Spotlight setzen".

Netzwerk Qualitätsanzeige

Die grüne Anzeige beschreibt das die Netzwerk Qualität gut genug ist, um eine stabile Konferenz zu gewährleisten. 

Die rote Anzeige beschreibt eine schlechte Netzwerk Qualität. 

Wenn Sie mit Ihrer Maus über das Netzwerk Qualität Icon fahren werden Ihnen zusätzlich die Netzwerk-Empfangsqualität und die Netzwerk-Sendequalität eingeblendet.
Diese Unterscheiden sich in den Modi gut, gering und schlecht.